Das Gesetz macht keine Vorgaben über die Form oder den Inhalt einer Abmahnung. Die Abmahnung ist damit grundsätzlich formfrei, wird aus Beweiszwecken aber regelmäßig in schriftlicher Form erteilt. Die Abmahnung ist eine empfangsbedürftige geschäftsähnliche Handlung, die nur dann wirksam wird, wenn sie dem betreffenden Arbeitnehmer zugeht. Abmahnungsberechtigt sind der Arbeitgeber oder die den Arbeitgeber vertretenden Personen. Insbesondere ist jeder weisungsbefugte Vorgesetzte abmahnungsberechtigt.

 

Es existiert keine Frist innerhalb derer eine Abmahnung ausgesprochen werden muss. Das Recht zum Ausspruch einer Abmahnung kann jedoch verwirken, wenn der Arbeitgeber über einen längeren Zeitraum von seinem Recht zur Abmahnung keinen Gebrauch macht und der Arbeitnehmer aus dem Verhalten des Arbeitgebers schließen kann, er werde für die begangene Pflichtverletzung nicht mehr in Form einer Abmahnung sanktioniert.

 

Die Abmahnung unterfällt auch dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Geht es um vereinzelte Bagatellverstoße, darf eine Abmahnung nicht ausgesprochen werden. Inhaltlich muss die Abmahnung das gerügte Fehlverhalten zweifelsfrei bezeichnen. Dem Arbeitnehmer muss genau mitgeteilt werden, welches Fehlverhalten ihm vorgeworfen wird.

 

Besteht ein Betriebsrat, so muss dieser vor Ausspruch der Abmahnung nicht beteiligt werden.