Urlaub im Arbeitsrecht – Ein umfassender Leitfaden

Urlaub im Arbeitsrecht – Ein umfassender Leitfaden

Das Recht auf Urlaub ist ein zentrales Thema im Arbeitsrecht, da es Arbeitnehmern Erholung und Ausgleich vom Berufsalltag ermöglicht. Gleichzeitig müssen Arbeitgeber den Betriebsablauf sicherstellen. Dieser Beitrag beleuchtet die wichtigsten Aspekte des Urlaubsrechts in Deutschland und gibt Antworten auf häufige Fragen.

1. Gesetzlicher Urlaubsanspruch

Der gesetzliche Mindesturlaub ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Nach § 3 BUrlG beträgt der jährliche Mindesturlaub 24 Werktage, wobei der Samstag als Werktag gilt. Bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht dies 20 Arbeitstagen.

Wichtige Regelungen:

• Teilzeitbeschäftigte: Der Urlaubsanspruch wird anteilig berechnet, je nach Anzahl der vereinbarten Arbeitstage pro Woche. Eine Teilzeitkraft mit drei Arbeitstagen pro Woche hat Anspruch auf 12 Urlaubstage (3 ÷ 5 × 20).
• Berechnung bei unregelmäßigen Arbeitszeiten: In Fällen von Schichtarbeit oder Arbeitszeitmodellen ohne feste Tage erfolgt eine Umrechnung in Stunden, um eine faire Verteilung zu gewährleisten.
• Jugendliche: Für Jugendliche unter 18 Jahren gilt ein höherer Mindesturlaub gemäß dem Jugendarbeitsschutzgesetz. Je nach Alter beträgt dieser 25 bis 30 Werktage (§ 19 JArbSchG).

2. Entstehung und Berechnung des Urlaubsanspruchs

Der Urlaubsanspruch entsteht mit Beginn des Arbeitsverhältnisses. Vollumfänglich genutzt werden kann er jedoch erst nach einer Wartezeit von sechs Monaten (§ 4 BUrlG). In den ersten sechs Monaten hat der Arbeitnehmer Anspruch auf anteiligen Urlaub, z. B. bei einem Arbeitsbeginn im Juli auf die Hälfte des Jahresurlaubs.

Bei unterjährigen Austritten oder Eintritten wird der Urlaubsanspruch ebenfalls anteilig berechnet. Dies erfolgt nach der Formel:
(Gesamttage ÷ 12) × Anzahl der gearbeiteten Monate.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mit einem Anspruch auf 30 Urlaubstage tritt am 1. April ein. Bis Jahresende stehen ihm (30 ÷ 12 × 9) = 22,5 Urlaubstage zu.

3. Urlaubsplanung und Genehmigung

Arbeitnehmer haben grundsätzlich das Recht, ihre Urlaubszeit frei zu wählen, müssen aber die betrieblichen Belange beachten. Arbeitgeber sind verpflichtet, den Urlaub zu gewähren, sofern keine dringenden betrieblichen Erfordernisse oder soziale Belange anderer Arbeitnehmer entgegenstehen (§ 7 Abs. 1 BUrlG).

Ablehnung durch den Arbeitgeber:

• Betriebliche Erfordernisse: Hoher Arbeitsaufwand, unvorhersehbare Ereignisse oder Personalengpässe können Gründe für eine Ablehnung sein.
• Soziale Aspekte: Eltern mit schulpflichtigen Kindern haben während der Schulferien häufig Vorrang.

Urlaubsgewährung ohne Genehmigung:

Ohne ausdrückliche Genehmigung des Arbeitgebers dürfen Arbeitnehmer den Urlaub nicht antreten. Eigenmächtiger Urlaub kann eine fristlose Kündigung rechtfertigen.

4. Urlaub und Krankheit

Wenn ein Arbeitnehmer während des Urlaubs erkrankt, gelten die Krankheitstage nicht als Urlaubstage (§ 9 BUrlG). Voraussetzung hierfür ist ein ärztliches Attest. Wichtig: Diese Regelung gilt nur für die Dauer der nachgewiesenen Krankheit und nicht für Erholungszeiten danach.

5. Übertragung und Verfall von Urlaub (allgemein)

Der Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Eine Übertragung auf das nächste Jahr ist nur möglich, wenn:

1. Persönliche Gründe vorliegen, z. B. Krankheit.
2. Betriebliche Gründe eine Urlaubsnahme verhindert haben.

In solchen Fällen verfällt der Urlaub spätestens am 31. März des Folgejahres. Eine wichtige Ausnahme betrifft Langzeiterkrankte: Nach Urteilen des EuGH und BAG bleibt der Urlaubsanspruch bis zu 15 Monate bestehen (also bis zum 31. März des übernächsten Jahres), Beispiel: Krankheit über das gesamte Kalenderjahr 2024, der Urlaubsanspruch verfällt am 31.3.2026.

6. Grundsätze Verfall, Verjährung, Schadensersatz in Bezug auf Urlaubsansprüche
   

Verfall von Urlaubsansprüchen:
Urlaubsansprüche können verfallen, wenn sie nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums genommen werden. Der Verfall tritt in der Regel am Ende des Kalenderjahres oder des Übertragungszeitraums ein, sofern der Arbeitgeber den Arbeitnehmer ordnungsgemäß über den Urlaubsanspruch und die Verfallsfristen belehrt hat! 

Verjährung von Urlaubsansprüchen:
Urlaubsansprüche unterliegen der Verjährung. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt am Ende des Jahres, in dem der Urlaubsanspruch entstanden ist. 

Die Verjährung tritt jedoch nicht ein, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten, insbesondere die Aufklärung über den Urlaubsanspruch und die Verfallsfristen, nicht erfüllt hat. 

Schadensersatz bei nicht gewährtem Urlaub:
Wenn der Arbeitgeber den rechtzeitig verlangten Urlaub nicht gewährt und der Urlaubsanspruch dadurch verfällt, wandelt sich der Anspruch in einen Schadensersatzanspruch um. Dieser Anspruch hat die Gewährung von Ersatzurlaub zum Inhalt .

Der Ersatzurlaubsanspruch tritt an die Stelle des ursprünglichen Urlaubsanspruchs und unterliegt denselben Modalitäten für die Inanspruchnahme und Abgeltung. 

Diese Grundsätze stellen sicher, dass Arbeitnehmer ihre Urlaubsansprüche effektiv wahrnehmen können und bei Versagen des Arbeitgebers entsprechende Ansprüche auf Ersatzurlaub oder Schadensersatz haben.

7. Urlaubsabgeltung

Der gesetzliche Urlaub ist zur Erholung bestimmt und kann daher grundsätzlich nicht ausgezahlt werden. Eine Ausnahme besteht, wenn der Urlaub aufgrund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden kann, dann ist er abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG).

Berechnung der Abgeltung:

Die Abgeltung erfolgt auf Grundlage des durchschnittlichen Bruttogehalts der letzten 13 Wochen vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses.

8. Zusätzliche Urlaubsansprüche

Neben dem gesetzlichen Mindesturlaub können Arbeits- oder Tarifverträge zusätzliche Urlaubstage vorsehen. Häufig beträgt der Urlaub in tarifgebundenen Unternehmen 30 Tage pro Jahr.

9. Sonderfall vorrübergehende Verhinderung:

616 BGB regelt die vorübergehende Verhinderung eines Arbeitnehmers und die damit verbundenen Ansprüche auf Vergütung. Die wesentlichen Grundsätze sind:

Anspruch auf Vergütung: Der Arbeitnehmer verliert seinen Anspruch auf Vergütung nicht, wenn er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit aus einem in seiner Person liegenden Grund ohne eigenes Verschulden an der Dienstleistung verhindert ist. 

Verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit: Die Dauer der Verhinderung muss verhältnismäßig kurz sein. Was als „nicht erheblich“ gilt, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab und wird im Verhältnis zur Gesamtdauer des Dienstverhältnisses betrachtet. 

In der Person liegender Grund: Die Verhinderung muss durch persönliche Gründe verursacht sein, die der Arbeitnehmer nicht verschuldet hat. Beispiele können familiäre Notfälle oder unvorhersehbare Ereignisse sein. 

Abdingbarkeit: Der Anspruch nach § 616 BGB kann durch Einzelverträge oder Tarifvertrag ausgeschlossen oder modifiziert werden. 

Anrechnungspflicht: Der Arbeitnehmer muss sich den Betrag anrechnen lassen, den er für die Zeit der Verhinderung aus einer gesetzlichen Kranken- oder Unfallversicherung erhält. 

Beweislast: Der Arbeitnehmer trägt die Beweislast für das Vorliegen der Voraussetzungen des § 616 BGB. Der Arbeitgeber muss beweisen, wenn er sich auf ein Verschulden des Arbeitnehmers beruft 

Einzelfall der Arztbesuch:

Ein Arztbesuch kann unter § 616 BGB fallen, wenn er während der Arbeitszeit notwendig ist und der Arbeitnehmer aus einem in seiner Person liegenden Grund ohne eigenes Verschulden an der Arbeitsleistung verhindert ist. Die Notwendigkeit liegt vor, wenn der Arzt den Arbeitnehmer während der Arbeitszeit zur Untersuchung oder Behandlung bestellt und der Arbeitnehmer auf die Termingestaltung keinen Einfluss nehmen kann 

Wie bereits ausgeführt, können Tarifverträge oder Arbeitsverträge die Regelungen des § 616 BGB modifizieren oder ausschließen. Beispielsweise kann ein Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag festlegen, dass Lohnansprüche bei Arztbesuchen nur bestehen, wenn die Erkrankung während der Arbeitszeit auftritt oder der Arztbesuch medizinisch unvermeidbar ist. 

Ein Arztbesuch gilt als in der Person des Arbeitnehmers liegender Verhinderungsgrund, wenn der Arztbesuch während der Arbeitszeit notwendig ist. Dies setzt entweder eine besondere Dringlichkeit voraus oder den erfolglosen Versuch des Arbeitnehmers, den Arzttermin auf eine Zeit außerhalb der Arbeitszeit zu verlegen. 

Zusammenfassend wird ein Arztbesuch im Rahmen des § 616 BGB dann als vergütungspflichtig angesehen, wenn er unvermeidbar während der Arbeitszeit stattfinden muss und der Arbeitnehmer keine Möglichkeit hat, den Termin außerhalb der Arbeitszeit zu legen

Diese Grundsätze verdeutlichen, dass § 616 BGB eine Ausnahme vom Grundsatz „ohne Arbeit kein Lohn“ darstellt und dem Arbeitnehmer unter bestimmten Bedingungen eine Fortzahlung der Vergütung gewährt.

10. Urlaubsanspruch in besonderen Situationen

a) Elternzeit

Während der Elternzeit bleibt der Urlaubsanspruch bestehen, kann jedoch anteilig um 1/12 pro vollen Kalendermonat Elternzeit gekürzt werden (§ 17 BEEG). Die Kürzung muss von dem Arbeitgeber ausdrücklich erklärt werden, was vor der Elternzeit (nachdem diese beantragt wurde), oder während der Elternzeit, bis zu deren Beendigung, geschehen kann.

b) Kurzarbeit

Der Urlaubsanspruch kann während der Kurzarbeit gekürzt werden, insbesondere wenn es sich um Kurzarbeit „Null“ handelt. Dies bedeutet, dass für die Zeiten, in denen keine Arbeitspflicht besteht, auch kein Urlaubsanspruch entsteht. Die Kürzung des Urlaubsanspruchs erfolgt anteilig entsprechend der reduzierten Arbeitszeit, ähnlich wie bei Teilzeitbeschäftigten. 

Die rechtliche Grundlage für die Kürzung des Urlaubsanspruchs bei Kurzarbeit „Null“ ist sowohl im deutschen Recht als auch im Unionsrecht anerkannt. Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass es mit dem Unionsrecht vereinbar ist, den Urlaubsanspruch proportional zur tatsächlichen Arbeitszeit zu kürzen. 

Die Kürzung des Urlaubsanspruchs ist unabhängig davon, ob die Kurzarbeit individualvertraglich vereinbart oder durch eine Betriebsvereinbarung eingeführt wurde 

Es ist jedoch wichtig, dass die Einführung der Kurzarbeit ordnungsgemäß erfolgt und transparent ist, insbesondere hinsichtlich Anlasses, Dauer und Umfang der Kurzarbeit 

Die Kürzung des Urlaubsanspruchs während der Kurzarbeit muss nicht zwingend im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt sein. Die Kürzungsbefugnis ergibt sich von Rechts wegen, insbesondere bei Kurzarbeit „Null“, da in dieser Zeit keine Arbeitspflicht besteht und somit kein Urlaubsanspruch entsteht 

Allerdings müssen Betriebsvereinbarungen zur Einführung von Kurzarbeit bestimmte Anforderungen erfüllen, wie die Bestimmung von Beginn und Dauer der Kurzarbeit sowie die Regelung der Lage und Verteilung der Arbeitszeit. 

Diese Vereinbarungen müssen dem Gebot der Rechtsnormenklarheit genügen, sodass die betroffenen Arbeitnehmer zuverlässig erkennen können, wie ihre Rechte gestaltet oder eingeschränkt werden. 

Die Kürzung des Urlaubsanspruchs steht im Einklang mit dem Unionsrecht, und es gibt keine sonstigen Normen, die einer Kürzung entgegenstehen .

Es ist jedoch wichtig, dass die Einführung der Kurzarbeit ordnungsgemäß erfolgt und transparent ist 

Zusammenfassend kann der Urlaubsanspruch während der Kurzarbeit gekürzt werden, wenn die Arbeitszeit reduziert wird, insbesondere bei Kurzarbeit „Null“, da in dieser Zeit keine Arbeitspflicht besteht und somit auch kein Urlaubsanspruch entsteht 

 c) Kündigung

Während der Kündigungsfrist kann Urlaub in Anspruch genommen werden. Eine Freistellung durch den Arbeitgeber wird dabei oft auf den Urlaubsanspruch angerechnet.

Bei der Freistellung während der Kündigungsfrist unter Verrechnung des Resturlaubs gelten folgende Grundsätze:

Unwiderrufliche Freistellung: Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer unwiderruflich von der Arbeitsleistung freistellen und dabei den Resturlaub anrechnen. Dies muss klar und eindeutig kommuniziert werden, damit der Arbeitnehmer erkennen kann, dass der Resturlaub während der Freistellung gewährt wird. 

Vertragliche Regelung: Die Freistellung während der Kündigungsfrist kann im Arbeitsvertrag geregelt werden, indem eine entsprechende Klausel aufgenommen wird, die dem Arbeitgeber das Recht einräumt, den Arbeitnehmer unter Fortzahlung der Bezüge von der Arbeitspflicht zu suspendieren. Diese Klausel sollte klar formuliert sein und die Bedingungen der Freistellung, wie etwa die Anrechnung von Resturlaub, eindeutig festlegen 

Es ist wichtig, dass die arbeitsvertragliche Freistellungsklausel den rechtlichen Anforderungen entspricht und keine unangemessene Benachteiligung des Arbeitnehmers darstellt. Eine Klausel, die dem Arbeitgeber ohne sachlichen Grund eine Freistellung erlaubt, könnte als unwirksam angesehen werden, da sie den Beschäftigungsanspruch des Arbeitnehmers beeinträchtigt 

Die Freistellung kann auch im Rahmen eines gerichtlichen Vergleichs im Kündigungsschutzverfahren geregelt werden, wenn dies im Interesse und Wunsch des Arbeitnehmers liegt. 

Klarheit der Freistellungserklärung: Die Freistellungserklärung muss so formuliert sein, dass der Arbeitnehmer eindeutig erkennen kann, welcher Urlaubsanspruch erfüllt werden soll. Zweifel gehen zulasten des Arbeitgebers 

Berücksichtigung von Urlaubswünschen: Der Arbeitgeber muss die Urlaubswünschen des Arbeitnehmers berücksichtigen, sofern der Arbeitnehmer solche geäußert hat und keine vertraglichen oder tarifvertraglichen Regelungen entgegenstehen.  Wenn keine Urlaubswünsche bestehen oder entsprechende vertragliche oder tarifvertragliche Regelungen bestehen,  kann der Arbeitgeber den Urlaub während der Kündigungsfrist festlegen 

Keine nachträgliche Verrechnung: Eine nachträgliche Verrechnung von Resturlaubsansprüchen mit dem Freistellungszeitraum ist unzulässig. Der Freistellungszeitraum bleibt als Zeitraum ohne Arbeitspflicht bei der Ermittlung des Urlaubsanspruchs unberücksichtigt 

Empfangsbedürftige Willenserklärung: Die Freistellung zum Zwecke der Urlaubsgewährung erfolgt durch eine einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung des Arbeitgebers, die mit Zugang beim Arbeitnehmer wirksam wird 

Keine Mitbestimmung des Betriebsrats: Die Freistellung während der Kündigungsfrist unterliegt nicht der Mitbestimmung des Betriebsrats, wenn der Betrieb stillgelegt ist 

Diese Grundsätze stellen sicher, dass die Freistellung während der Kündigungsfrist rechtssicher erfolgt und der Resturlaub korrekt angerechnet wird.

11. Handlungsempfehlungen

Für Arbeitnehmer:

• Planen Sie Ihren Urlaub frühzeitig und stimmen Sie sich mit Ihrem Arbeitgeber ab.
• Dokumentieren Sie abgelehnten oder nicht gewährten Urlaub, um spätere Ansprüche durchzusetzen.
• Reichen Sie bei Krankheit während des Urlaubs unverzüglich ein ärztliches Attest ein.

Für Arbeitgeber:

• Sorgen Sie für klare Urlaubsregelungen und eine transparente Kommunikation.
• Achten Sie auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Fristen, um rechtliche Konflikte zu vermeiden.
• Überprüfen Sie tarifliche und betriebliche Regelungen auf Vereinbarkeit mit dem BUrlG.

Fazit

Das Urlaubsrecht soll einen ausgewogenen Rahmen zwischen den Interessen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern schaffen. Eine gute Planung und klare Kommunikation sind der Schlüssel, um Konflikte zu vermeiden. Für individuelle Fragen oder bei Unsicherheiten steht Ihnen Ihr Fachanwalt für Arbeitsrecht zur Verfügung.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche Beratung. Wenden Sie sich bei spezifischen Fragen an einen Experten.

Mitgeteilt von RA Kai Dumslaff – Fachanwalt für Arbeitsrecht –